院辦綜合檔案室以實際行動積極備戰(zhàn)教學評估
辦公室 譚偉貞
“評估需要什么，我們就要能提供什么；評估什么時候需要我們，我們就什么時候為評估服務?！苯冢以壕C合檔案室以實際行動迎接評估，喊出了這樣一句振奮人心的口號，也譜寫了一曲樂于奉獻之歌。
針對2009年教學工作水平評估的要求，今年伊始，黨委委員、黨辦、院辦主任李高海同志對辦公室各項工作提出了新的要求。3月12日下午，劉金元副主任就檔案管理工作等作了詳細的安排和部署，其中“迎評建檔活動”成為本年度檔案工作的重要內(nèi)容?！坝u建檔活動”即圍繞2009年教學工作水平評估的需要，在全院建立完整、齊全的檔案工作管理體系，并以評估為契機，促進全院各部門檔案整理規(guī)范化的進程。其活動的主要任務有二：一是要將各部門以前沒有移交的各種文件、材料全部收集到綜合檔案室集中保管，使2009年教學評估查閱檔案時確保萬無一失；二是通過集中收集整理，進一步指導各部門的檔案工作業(yè)務，使之符合2009年教學工作水平評估的要求。由于以前機構(gòu)變動頻繁，有些部門檔案意識不是很強，滯留在有關部門的材料比較多，收集、整理工作的任務相當大。
4月18日，學院辦公室下發(fā)了《關于開展“迎評建檔工作年”活動的通知》，拉開了“迎評建檔活動”的序幕。根據(jù)文件要求和領導的安排，綜合檔案室的同志立即分頭行動。從3月13日到7月底，檔案室的同志先后20多次去各部門收集材料，共收集材料6000多份、照片3000多張。并對這些材料進行了分類、整理、編目，還將基建檔案、聲像檔案、文書、出版、外事等部分檔案進行了重新整理。為確保工作任務的及時完成，分管領導劉金元副主任先后5次組織召開檔案人員會議，對活動的開展進行摸底、指導，并親自與檔案人員一同奮斗。
一份耕耘，一份收獲。在領導的高度重視下，通過大家的共同努力，綜合檔案室將從各部門收集的各種材料全部整理、編目完畢。據(jù)初步統(tǒng)計，此次“迎評建檔” 活動共增收檔案2000多卷，重新整理有關部門移交的檔案561卷，書寫檔案備考表6000多份，收集沖洗照片14000多張，輸入各類目錄80000多條，同時將檔案的信息化管理模式進行了改造，使之更加適合我院檔案的信息化管理。通過這一活動的開展，我們不僅為2009年教學工作水平評估對檔案的要求作好了充分的準備，而且有力地促進了全院各部門檔案工作的開展，也為“省一級”的復查驗收打下了堅實的基礎。
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